BAB 6 : PERALATAN PEJABAT

6.0     PENGENALAN

Dalam sesebuah organisasi semestinya mempunyai pejabat, tidak kiralah organisasi tersebut besar atau kecil. Oleh yang demikian peralatan pejabat akan digunakan untuk pekerja membuat kerja harian kerana ia merupakan perkara yang penting dan utama dalam sesebuah organisasi. Terdapat berbagai – bagai jenis peralatan pejabat pada masa kini iaitu daripada yang tidak canggih kepada yang canggih dan dari yang murah kepada yang lebih mahal. Setiap peralatan pejabat mempunyai kelebihan dan kekurangan dalam penggunaannya. Selain itu, peralatan pejabat mempunyai cara – cara yang tersendiri ketika hendak gunakannya. Seseorang pengurus pejabat itu haruslah mengetahui akan kelebihan dan kekurangan dalam menggunakan peralatan dan arif pula mengenai prosedur yang perlu diikuti samada dengan menyewa atau membeli peralatan tersebut .

6.1     FAEDAH PERALATAN PEJABAT

• Mesin dapat di gunakan untuk menjimatkan tenaga buruh dan pekerja .

• Mesin dapat menjimatkan masa para pekerja berbanding dengan menggunakan tenaga manusia .

• Mesin digunakan hendaklah menepati masa dan suasana mengikut perubahan teknologi terkini .

• Mesin digunakan merupakan alat untuk kemudahan yang boleh digunakan oleh semua jabatan dalam sesebuah organisasi.

6.2     PERALATAN PEJABAT YANG DIGUNAKAN 

Antara peralatan pejabat yang digunakan adalah :

• Komputer

• Mesin faksimili

• Mesin pencetak

• Alat pengacip kertas atau "stapler"

• Alat pengecop

• Gunting

• "Tangging dan Labellung Gun"

• "Clip Gun"

• "Price Labeller"

• "Electronic Cash Register"

6.3    JENIS PERALATAN YANG DIGUNAKAN

6.3.1     KOMPUTER

GAMBARAJAH 6.3.1 : KOMPUTER

Komputer merupakan salah satu peralatan elektronik yang paling canggih dan moden pada abab ini. Dengan menggunakan komputer pekerja dapat menghasilkan kerja dengan mudah, cepat, kemas, dan selamat. Dalam menjalani latihan industri ini, penulis menggunakan komputer untuk menaip, menggunakan internet, dan banyak lagi.

Diantara kegunaan komputer adalah seperti berikut :

•             Dapat menghasilkan dokumen yang lebih kemas, bersih dan teratur.
• 
  
•       .     Dapat menjimatkan masa kerana hasil dapat dikeluarkan dalam kadar                                    masa   yang cepat dan pantas.

•             Dokumen – dokumen dapat dihasilkan dengan lebih menarik bukan sahaja dalam bentuk teks malah dalam bentuk graf, gambarajah, jadual dan sebagainya.

          Contohnya : menyediakan graf hasil jualan pada setiap bulan di Butik Chanteq

•             Berupaya mengendalikan data yang komplek dan sukar dengan cara sistematik dan  konsisten

•             Berupaya membuat penyuntingan dan mengubah diatas skrin dengan memasukkan bahan – bahan baru dan menghapuskan teks yang tidak dikehendaki dengan cara klik pada tetikus.

•             Dapat mengalihkan perkataan, ayat, perenggan, dan lajur ke bahagian – bahagian lain muka surat dengan hanya menekan ‘copy’ dan kemudiannya ‘paste’.

•             Berupaya mengesahkan ejaan dan membolehkan jurutaip membuat sebarang pembetulan yang perlu sebelum dokumen dicetak.

6.3.2     MESIN FAKSIMILI

GAMBARAJAH 6.3.2 : MESIN FAKSIMILI

Semasa menjalani Latihan Industri di Butik Chateq, kadang kala saya menggunakan mesin faksimili untuk menghantar apa jua dokumen dengan kadar segera kepada organisasi lain tanpa perlu menggunakan khidmat pos. Perkhidmatan faksimili adalah perkhidmatan yang dikendalikan mengikut peraturan antarabangsa. Mesin faksimili yang digunakan oleh pihak penghantar dan penerima mestilah terdiri daripada mesin yang bersesuian dengan jenisnya, iaitu mesin tersebut boleh digunakan digunakan melalui suis telifon awam.

Diantara kegunaan mesin faksimili adalah :

• Mesin ini dapat menghantar dan menerima carta, gambar, dokumen, nota, dan pelbagai jenis grafik.

 Contohnya : Menghantar gambar pakaian yang diingini oleh individu mahupun organisasi yang meinginkan pakaian yang berada di Butik Chanteq.

•   Salinan yang diterima adlah sama seperti salinan asal.

•   Salinan dapat dihantar dengan segera dan selamat.

Cara penggunaan mesin faksimili adalah seperti berikut :

 Carta 6.3.2 : Cara penggunaan Mesin Faksimili

6.3.3     MESIN PENCETAK 

GAMBARAJAH 6.3.3 : MESIN PENCETAK

Mesin pencetak merupakan alat yang disambung kepada komputer . Alatan ini berfungsi sebagai pencetak dokumen . Segala dokumen di dalam komputer boleh dicetak menggunakan mesin pencetak .

Diantara kegunaan mesin pencetak adalah :

• Mencetak segala data yang diperlukan dalam keadaan yang lebih jeles dan menarik .

• Hasil cetakan adalah sama seperti yang disimpan di dalam komputer .

6.3.4     ALAT PENGECOP

GAMBARAJAH 6.3.4 : ALAT PENGECOP

Di sesebuah organisasi mesti mempunyai alatan ini. Ini kerana alat ini amat penting di dalam sesebuah organisasi untuk mengesahkan surat ataupun dokumen. Alat ini dengan lebih dikenali dengan ‘rubber-stamp’ diguanakan untuk mengecop mel masuk dan juga mengecop dokumen - dokumen yang berkaitan bertujuan untuk membezakan diantara satu dokumen itu dengan dokumen lain.Alat ini biasanya digunakan bersama – sama dengan dakwatnya iaitu ‘stamp – pad’ yang mempunyai berbagai warna. 

6.3.5 ALAT PENGACIP KERTAS ATAU "STAPLER"

GAMABARAJAH 6.3.5 : PENGACIP KERTAS ATAU "STAPLER"

Peralatan ini juga tidak kurang penting di dalam sesebuah organisasi. Alat pengacip kertas atau dipanggil ‘stapler’ digunakan untuk mengacip dokumen sama ada dokumen tebal mahupun nipis.Ianya bertujuan untuk mengelelakkan daripada sesuatu dokumen itu dari mudah tercabut dan terlerai.

Contohnya : Di Butik Chanteq kebiasaannya penulis menggunakan ‘stapler’ untuk mengacip ‘cash bill’ yang telah digunakan pada setiap hari terlebih dahulu sebelum penulis menyimpannya di tempat yang dikhaskan.

6.3.6     GUNTING

GAMBARAJAH 6.3.6 : GUNTING

Gunting juga memainkan peranan penting didalam sesebuah butik. Ia mempunyai peranannya tersendiri iaitu seperti mengunting lebel yang tidak diperlukan, mengunting lebihan benang di pakaian dan sebagainya.

6.3.7     ' Tangging and Labelling Gun '

GAMBARAJAH 6.3.7 : ' Tangging and Labelling Gun'

‘Tagging and Labelling Gun’ merupakan alat untuk meletakkan ‘label’ keatas sesuatu pakaian ataupun barangan. Biasanya ia akan dilebal dengan nama sesebuah organisasi. Di Butik Chanteq ia merupakan alatan yang penting untuk ‘label’ dan meletakkan harga sesuatu pakaian.

6.3.8     "Clip Gun"

GAMBARAJAH 6.3.8 : "Clip Gun"

 Alatan ini akan digunakan bersama ‘tagging and labelling gun’ untuk meletakkan tag pada pakaian yang di pamerkan di butik .

6.3.9    "Price Labeller"

GAMBARAJAH 6.3.9 : "Price Labeller"

Alatan ini amat penting keatas sesebuah butik. Ia digunakan untuk menentukan harga keatas sesuatu pakaian. Sebelum melakukan ‘tag price’ keatas pakaian, ia perlu di ‘setting’ terlebih dahulu mengikut ketentuan sesuatu barangan.

6.3.10    "Electronic Cash Register"

Gambarajah 6.3.10 : "Electronic Cash Register"

Alatan ini merupakan alat yang utama di dalam sesebuah butik, jika tiada alatan ini maka pembayaran daripada pelanggan susah untuk direkod dan pembayaran itu tidak akan berlaku.

Cara menggunakannya adalah seperti berikut :

CARTA 6.3.10 : Cara Pengguna " Electronic Cash Register" 6.4     KESIMPULAN  Kecanggihan teknologi masa kini sememangnya memudahkan lagi bagi manusia dalam melakukan sesuatu kerja. Jika dahulu sesuatu kerja yang dilakukan tidak kemas dan tidak tersusun,  kini dengan bantuan teknologi moden segala urusan dapat dibuat dengan lebih mudah.  Peralatan pejabat yang canggih ini juga amat diperlukan oleh sesebuah organisasi untuk melicinkan sistem pertadbirannya. Dengan adanya sistem yang sebegitu canggih,  tugasan harian dapat diselesaikan dengan cepat dan pantas.