BAB 5 : PENGGUNAAN TELEFON

5.0     PENGENALAN

Di dalam bab ini, pelatih menceritakan tentang tugasan yang telah diberikan semasa menjalani latihan industri, iaitu cara-cara penggunaan atau menjawab telefon dengan betul.  Pada masa kini, penggunaan teknologi moden di dalam pejabat sudah tidak asing lagi bagi sesebuah syarikat.  Malah, boleh dikatakan setiap kali keluar produk baru di pasaran mesti ianya ada di mana-mana organisasi tersebut. Sesebuah syarikat atau organisasi perlu mempunyai panduan dan etika sendiri berkenaan kaedah membuat panggilan mahupun menjawab panggilan luar . Cara kita menjawab sebarang panggilan yang masuk melambangkan imej organisasi kita .

5.1      ETIKA MENGGUNAKAN TELEFON

            “Mending Your Manners” / bersopan-santun adalah penting dalam menjaga nama baik sesebuah organisasi.  Seringkali berlaku kekasaran tanpa disedari semasa dalam talian kerana tidak mengetahui etika dan cara-cara yang betul untuk mengendalikan panggilan. 

Antara cara yang betul dalam pengendalian telefon ialah :

• Seboleh-bolehnya jawab panggilan sebelum deringan yang kettiga, walaupun sedang melakukan sesuatu kerja. cara ini dapat menjaga reputasi  dan imej syarikat melalui cara kita berkomunikasi.

• Perkenalkan nama organisasi mula-mula menjawab panggilan.

• Contoh : Selamat petang, Butik Chanteq Apperal Outlet.  Boleh saya bantu?

•  Dengar dengan teliti apa yang dikehendaki pemanggil.

• Sekiranya anda ragu-ragu, hendaklah bertanyakan sekali lagi dengan mengulang makluma  yang telaH diberitahu pemanggil. 

• Terus catat apa yang diberitahu pemanggil perkara penting seperti tarikh, nama pemanggil atau organisasi dan tujuan panggilan dibuat.

• Sekiranya pemanggil ingin bercakap dengan orang lain, minta dia tunggu sebentar dan tanyakan terlebih dahulu sama ada orang yang dikehendaki akan menjawab panggilan atau tidak

• Sekiranya perlu menamatkan perbualan dengan tiba-tiba, anda hendaklah menggunakan cara yang paling lembut agar tidak menyakitkan hati pemanggil.

• Akhiri perbualan dengan ucapan terima kasih untuk melambangkan organisasi anda adalah sebuah firma yang terbaik dan berkualiti dan kakitangan jabatan yang cekap dan professional.

5.2          CARA PENGENDALIAN TELEFON

Terdapat beberapa cara dalam pengendalian telefon . Antaranya ialah :

5.2.1          Membuat Panggilan

• Membuat senarai pelanggan yang ingin dihubungi terlebih dahulu.

• Mencari nombor telefon yang diingini terlebih dahulu.

• Menekan butang hijau.

• Dan mulAkan perbualan.

• Pastikan anda tahu tujuan membuat panggilan supaya tidak menyusahkan orang yang dihubungi.

• Jika tidak keberatan, catatkan segala pertanyaan yang mahu diutarakan dan maklumat berkaitan supaya anda tidak perlu membuat panggilan semula.

• Saat memulakan perbualan, pastikan semua pertanyaan disuarakan dengan berhemah.  Sebaik-baiknya mulakan pertanyaan dengan gelaran yang baik seperti encik, puan atau Datuk sekiranya penerima panggilan mempunyai gelaran itu.

5.2.2          Menjawab Panggilan

• Apabila telefon bordering, tekan butang hijau.

• Jawab dengan berhemah dan dengar dengan teliti apa yang disampaikan oleh pemanggil.

• Sekiranya pemanggil meminta untuk bercakap dengan orang yang berkenaan,meminta untuk pemanggil menunggu seketika.

5.2.3          Cara pengendalian 

Butang " loudspeaker " - Tidak perlu mengangkat gagang jika menekan butang ini semasa

menjawabpanggilan.

Butang “volume control” – Memperlahankan atau menambah kelantangan bunyi telefon.

Butang “clear” – untuk memutuskan talian apabila bercakap dengan menggunakan 

“loudspeaker”.

5.3         KHIDMAT PESANAN RINGKAS

Selain menggunakan telefon untuk membuat panggilan , saya juga menggunakan telefon untuk 

menghantar khidmat pesanan ringkas kepada para pelanggan . Ini adalah salah satu strategik

yang digunakan oleh pihak Chanteq untuk memberitahu para pelanggan tentang barangan 

ataupun stok yang baru sampai di Butik Chanteq ataupun yang akan muncul di Chanteq .

Menghantar mesej dengan betul adalah sangat penting . Disini diterangkan beberapa panduan

menghantar  mesej : 

1. Apabila menghantar mesej , pastikan bahasa yang digunakan mudah untuk di fahami .

2. Pastikan nombor telefon yang dimasukkan betul dan tepat supaya penerima menerima mesej tersebut dan bukannya orang lain .

3. Baca semula mesej yang di tulis untuk memastikan tiada perkara yang tertinggal atau tersilap  sebelum dihantar .

5.4    KESIMPULAN 

       Bab ini banyak mengajar pelatih tentang cara-cara

berkomunikasi dengan betul dan caracara menjawab panggilan telefon dengan baik dan 

sopan.  Pelatih juga dapat belajar menggunakan telefon dengan betul dan baik. Bersopan 

santun adalah penting dalam keberkesanan perbuatan menerusi telefon . Oleh itu , 

kita haruslah sedaya upaya mengelak dari melakukan sebarang kesalahan 

serta kekasaran semasa berkomunikasi dengan pelanggan semasa membuat atau menjawab 

panggilan telefon kerana ianya melambangkan identiti sesebuah syarikat atau organisasi .